Mein-neuer-Mac-Blog

Schon seit langer Zeit ist es relativ einfach moeglich mehrseitige Dokumente als PDF einzuscannen. Ich bin vor kurzem eher zufaellig ueber eine einfachere Variante gestolpert z.B. Versicherungspapiere einzuscannen und dann eine PDF Datei daraus zu bauen, um diese im Offsite-Backup zu speichern.

Ich will in einer kurzen Anleitung erklaeren, wie das geht: (Ich erstelle einfach mal ein PDF aus vier Bildern…)

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Wir alle haben schon Dinge im Internet bestellt. Amazon, Ebay und wie sie alle heissen… am Ende eines jeden Kaufvertrags bekommen wir Kunden eine Zusammenfassung der Transaktion als Druckseite präsentiert, damit wir diese zu unseren Akten legen können.

Was tun? Ausdrucken und in einen alten Leitz-Ordner abheften, damit man das wieder rauskramen kann? Krass langweilige Omavorgehensweise… nicht mehr zeitgemäß, weil analog.

Einfach Browserfenster schließen, ohne die Daten irgendwo zu speichern oder auszudrucken? Definitiv nicht sicher genug, Umtausch etc. immer mit Stress verbunden… Nein, die Kaufbestätigung muss aufbewahrt werden.

Von Hand als PDF-Datei speichern und dann irgendwo im Dateisystem ablegen? Ja, geht… ist aber irgendwie… zu umstaendlich. Das geht sicher leichter.

RICHTIG!

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Jedes Mal, wenn ich wieder in meinen vielen Ordnern nach einer bestimmten Rechnung suche, nehme ich mir vor, meinen Schriftverkehr zu digitalisieren. Bisher fehlte es mir aber an einer effizienten Methode, Dokumente auch dann einfach durch den Scanner zu jagen, wenn sie aus mehreren Seiten bestehen.

Kürzlich fand ich auf macosxhints.com die Lösung: die Kombination eines unscheinbaren Hilfsprogramms mit einer PDF-Merger-Software. Ersteres übernimmt das Einscannen der einzelnen Seiten, die dann durch die zweite digital zusammengefügt werden.

Bei genanntem Hilfsprogramm handelt es sich um eine kleine Anwendung, die mit OS X geliefert wird: “Image Capture”, im deutschen “Digitale Bilder”. Obwohl hauptsächlich für den Zugriff auf Digicams gedacht, nutzt es bei installiertem Scannertreiber auch diesen als Bildquelle.

Dass es jeden Scan zwar auch im PDF-Format, aber immer nur als einzelne Datei ablegen kann, gleicht es durch eine erst auf zweiten Blick mächtige Funktion aus: nach feinster Unix-Manier können wir nämlich über die Option “Autom. Prozess” eine Verarbeitungskette bauen.

Tragen wir hier die vorher installierte Software “Combine PDFs” ein, meldet “Digitale Bilder” dieser jede neu eingescannte Seite. Ist das Dokument komplett digitalisiert, genügt ein Klick auf “Merge PDFs”, um die Einzeldateien zu einem mehrseitigen PDF-Dokument zusammenzufügen.

Vorher können wir sogar noch einige Metadaten hinzufügen:

Heute beginnt mein Projekt “Papierloses Büro”. Und ich freue mich darauf, mit Spotlight und Eagle Filer den Papierkrieg am Ende zu gewinnen!